Papierlos glücklich

Etwa 2.750 Briefe landen im Schnitt jeden Tag im Postfach der vivida bkk in Villingen-Schwenningen.

Wobei ein klassisches Post­fach dafür gar nicht ausreicht. „Die Post stellt uns die Briefe direkt in mehreren Kisten zu“, erklärt Cornelia Bilger, Leiterin des Dokumentenmanagements bei der vivida bkk. Mit rund 26 Kol­leginnen und Kollegen kümmert sie sich darum, dass jeder Brief dem richtigen Ansprechpartner unter den rund 900 Mitarbeitenden der vivida bkk zugestellt wird.
Dafür werden die Briefe mit einer speziellen Maschine automatisch geöffnet, digital erfasst und dann elektronisch weiter­geleitet. „Noch vor einem Jahr hatten wir dann manchmal eine Art ‚Posttourismus‘“, erklärt Bil­ger schmunzelnd, „denn es gab mehrere Wege, die zum Ziel führten. Manche Prozesse waren bereits digitalisiert, bei anderen wurde der Brief noch in Papierform weitergeleitet.“

Ein Weg, ein Ziel

„Wir haben bereits an unter­schiedlichen Stellen unsere digitalen Angebote ausgebaut“, erzählt Bilger. Aktuell gehen bereits ein Drittel aller Anfragen digital bei der vivida bkk ein. „Unsere neue Online-Geschäftsstelle macht es für unsere Kundinnen und Kunden noch leichter, mit uns digital in Kontakt zu tre­ten“, sagt Bilger, die mit ihrem Team die Digi­talisierung des Dokumentenmanagements vorantreibt.

„Es werden jetzt alle eingehenden Briefe – egal ob auf Papier oder digital – von einer automatisierten Software analysiert und dann direkt passend weitergeleitet. Dabei hat der Datenschutz, wie bei allen unseren digitalen Prozessen, höchste Priorität“, sagt Bilger. „Ist sich das automatische System nicht sicher, überprü­fen wir das Ergebnis.“

Zudem erhält jedes Doku­ment eine fälschungssichere digitale Signatur, mit der es sich zweifelsfrei den archivierten Originaldokumenten zuordnen lässt. „Der Vor­teil ist jetzt, dass wir vom Posteingang an immer wissen, wer ein Dokument gerade bearbeitet, denn es gibt klare digitale Transportwege.
Diese Transparenz macht es möglich, dass wir unseren Kundinnen und Kunden jederzeit Fragen zu den eingereichten Unterlagen beantworten können“, hebt Bilger hervor. Das erhöht die Servicequali­tät deutlich: „Wir können Anfragen jetzt schnel­ler bearbeiten als vor der Umstellung.“

Die vivida bkk überzeugt nicht nur durch effiziente digitale Prozesse, sondern auch durch Top-Leistungen. Erfahren Sie hier mehr.